自分を楽ちんにする引継ぎのヒミツ

ズルいぐらい幸せになる個性の磨き方やまなかまりこです

住宅の役員の引き継ぎ
今年は役員が回ってきました。
転勤の多い建物なので数年いたら回ってきますね。うん。
気が付いたら引き継ぎに2時間。

数年前の役員さんが作ってくれた手書きの引き継ぎ書を見ながら説明を受ける。
ふむふむ、結構ボリュームある!
へぇ、こういう仕事があるんだ!
と聞きながら
「どうやったらもっと簡単にできるかな?」を考える

で、引継ぎが終わった瞬間

やだなー、面倒だなー、とりあえずゴロゴロしよう

めんどくさい

とかは絶対しません

速攻!

シリーズ

速攻PCを立ち上げてフォーマットづくり
・ダブっている箇所は打ち込みながら1枚にまとめ
・シートにして書き込み式にした方がいいものはフォーマットを作り印刷
・チェック欄を設けて抜けないようにやることリスト、買うものリストを作成

次に
・クリアファイルに中に入っている物の内容をマジックで書く
 (こんなの分かりやすさ命でダサくて上等)
・それに引継ぎ時のマニュアルとリンクさせるように数字を入れる
・一緒に使うものはできるだけまとめて保管するように封筒をくっつけたり工夫する
 (探す時間が一番もったいない。これもダサくてもOK)

と、引継ぎを受けた日に自分が来年次の人に引継ぎする時の準備をします。
実はこれが一番時短になるのです。

 

なぜ、すぐにやるの?

理由
・説明を受けた後に書類を見ることで流れをもう一度おさらいできる
・必要なさそうな過去の資料はとりあえず別の袋に分ける
(一年間活動してみて一度もみなかった場合処分する、引き継ぐ書類を減らす)
・どこのファイルに何が入っているか把握できる
・使いやすいようにカスタマイズできる
来年の引き継ぎの時に間違いなく自分が楽になる
シリーズ、いらすと

まとめ

何か役割を担う時は、そのままやろうなんてこれっぽっちも思わないこと
どうやったらもっと楽に、しかも抜けずにできるか考えること
但し、こういうのはいちいち前任者に了解を取るとかえってややこしくなる。
だから、自分で考えてサクッとやること。
責任は自分で取ればよし
後回しにすると、面倒になることは目に見えているので引継ぎの勢いでさっさと準備してしまうこと

このやり方は、幼稚園の役員もPTA役員の時もやっていましたよ。
そして、この視点は確実に自分の仕事のやり方にもつながりますよ。
ぜひ、春に役員になる人もこの勢いで!

時間サイドバーばな チリツモ100 toi600

 

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